Personvernerklæring

Malling & Co Residential AS (org.nr. 928 319 792), Dronning Mauds gate 15, Oslo, er behandlingsansvarlig for opplysningene du gir i dette skjemaet. Spørsmål om personvern sender du til personvern@malling.no eller telefon 24 02 80 00.

• Søknaden din: navn, e-post, mobilnummer, adresse, ønsket innflytting og leietid, husstand, husdyr, røyking, arbeidssituasjon, inntektsintervall og eventuell referanse og melding. Formålet er å vurdere søknaden din på boligen. Grunnlaget er at du selv ber om å bli vurdert før en eventuell leieavtale (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b).
• Kredittsjekk (valgfritt): bare hvis du samtykker, ber vi om fødselsnummeret ditt. Det brukes kun til å identifisere deg sikkert ved en kredittsjekk, som vi bare gjør hvis du blir aktuell for boligen. Grunnlaget er samtykket ditt (artikkel 6 nr. 1 bokstav a) og behovet for sikker identifisering (personopplysningsloven § 12). Du kan søke uten å samtykke.
• Teknisk: IP-adressen brukes til misbruksvern. En kode avledet fra adressen med en hemmelig nøkkel brukes til å begrense antall innsendinger og fjernes ved opprydding etter 24 timer. IP-adressen lagres ikke sammen med søknaden. Som standard kontrolleres innsendingen lokalt uten en ekstern CAPTCHA-leverandør.
• Adresseforslag: når du skriver adressen din, sendes søketeksten via vår server til Kartverkets åpne adressesøk for å foreslå adresser. Verken IP-adressen din eller resten av søknaden sendes dit, og oppslaget lagres ikke.

Ikke skriv helseopplysninger eller andre sensitive opplysninger i meldingsfeltet.

Det er kun ansatte i Malling & Co Residential AS som har tilgang til opplysningene dine gjennom administrasjonen, og de må være tildelt tilgang for utleiearbeidet. Driftspersonell hos våre databehandlere kan ha nødvendig, kontrollert driftstilgang. Gjør vi en kredittsjekk, sendes fødselsnummeret og navnet ditt til et kredittopplysningsbyrå. Du får da en kopi (gjenpartsbrev) fra byrået. Opplysningene lagres hos vår driftsleverandør Microsoft Azure i Norge (EØS). Vi selger aldri opplysningene dine.

Alle personopplysningene dine slettes automatisk når de ikke lenger er nødvendige. Det skjer ved den første av disse fristene:

• Når boligen er leid ut til noen andre, slettes søknaden din med en gang.
• Blir søknaden din avslått eller trekker du den, slettes den automatisk senest 30 dager etterpå.
• Øvrige søknader slettes etter maksimalt 90 dager fra innsending.
• Fødselsnummeret slettes tidligere: senest 30 dager etter at du sendte søknaden, 14 dager etter at boligen er leid ut, eller straks søknaden din blir avslått eller trukket.

For valgt leietaker overføres bare nødvendige opplysninger til leieforholdet. Originalsøknaden i dette systemet slettes 90 dager etter at boligen er markert som utleid, eller etter innsending dersom utleie ikke er registrert. Slettejobben kjører hver time, slik at fysisk sletting kan skje inntil én time etter fristen. Utløpte opplysninger fjernes også før administrasjonsdata vises. Krypterte sikkerhetskopier beholdes i 7 dager; tidligere slettekrav gjennomføres ved gjenoppretting før data tas i bruk igjen.

Svarene dine lagres bare midlertidig i minnet mens du fyller ut. Vi lagrer ikke utkast i nettleserens lokale lagring. Hvis du forlater eller laster siden på nytt, må du fylle ut på nytt. Gamle utkast fra tidligere versjoner fjernes når du besøker appen.

Alle personopplysningene dine behandles sikkert og er beskyttet mot uautorisert tilgang. All trafikk og lagring er kryptert, og systemet er bare tilgjengelig for navngitte ansatte som logger inn med sin Malling-konto. Skjemaet du fyller ut kan bare sende inn opplysninger, aldri lese dem, og ingen søkere kan se andres søknader. Fødselsnummeret har et ekstra lag: det lagres kryptert med en nøkkel som krever et eget passord, og hver gang noen ser det, blir det logget.

Du kan be om innsyn i, retting av og sletting av opplysningene dine, og du kan når som helst trekke samtykket til kredittsjekk. Send en e-post til personvern@malling.no. Trekker du samtykket, sletter vi fødselsnummeret og den avledede fødselsdatoen din. Du kan også be om begrensning av behandlingen og dataportabilitet der vilkårene er oppfylt. Vi svarer normalt innen én måned. Vi bruker ikke automatiserte avgjørelser i dette skjemaet. Mener du at vi behandler opplysningene dine i strid med regelverket, kan du klage til Datatilsynet (datatilsynet.no).